학회 참석 시 Travel Grant를 받을 때 학회 비용 계산

제목 수정이 안되네요;;
정확하게는 "Travel Grant를 받을 때 비행기 표 예약은 언제 하는가?"
가 이 글의 핵심이라고 볼 수 있습니다.

안녕하세요.

이번에 포스터를 발표하려고
미국 학회에 가게 된 석사 학생입니다.

포스터 발표도 할 예정이고,
박사 유학을 목표로 하고 있기 때문에
미국 교수님들 만나서 어필이라도 할 겸 가려고 합니다.

연구실에서 가는 게 아니라 혼자서 가는 거라서
지원을 full로 받기는 버겁습니다.

다행히도 지도 교수님께서 Reference Letter를 써주셔서
Travel Grant를 신청하긴 했는데, 될지 여부는 아직 모르겠고,
받든 말든 가려고 합니다.

근데 이걸 결제해놓는 게 좋을 지 잘 모르겠습니다.

비행기 값은 140만원(인천-토론토-포틀랜드)이고,
숙소 값은 40만원 정도
교통비는 15만원 정도 예상하고
Travel Grant를 제출했는데

숙소 값은 나중에 환불하는 게 쉬워서
없어지기 전에 예약은 해놨는데
비행기 값이 문제네요.
환불 할 경우 15만원 정도 위약금이 필요하다고 합니다.

구글에 따르면 이 가격이 엄청 저렴한 가격이라서
가격이 오르기 전에 지금 결제 해놓으면 좋을 것 같은데
Travel Grant를 받으면 그 때 그 돈으로 결제를 해서 증빙을 해야하는 건지
아니면 그냥 지급을 받아서 제가 돈을 메꿀 수 있는 건지 잘 모르겠습니다.

같은 맥락으로 연구실에서는 제가 Travel Grant를 받는 지 여부를 알기 전까지는
연구실에서 지원을 해줄 지 여부를 결정하지 않으시는 것 같아서,
만약 Travel Grant를 받지 못한다면 부분적으로 지원을 받을 수 있는 지라도 확인을 하고 싶은데
그럴 경우 지금 결제하면 증빙을 하기가 힘들어서 지원을 받기 어려워지는 것이 아닌가 싶습니다.

제가 학부생 때는 지원을 받아서 국제 학회에 몇번 갔었는데
그때 어떻게 했는지 기억이 잘 안 나네요;;

혹시 Travel Grant를 지원받은 경험이 있거나,
학교에서 지원을 받은 분들은 어떻게 하셨는지 궁금합니다.