일본 입사 전 마이넘버 제출, 언제 어디까지 요구할 수 있나요?

일본 회사에 입사하기도 전에 마이넘버를 보내 달라는 안내를 받으면 망설여질 수 있습니다. 입사 전이라는 이유만으로 잘못된 요청은 아닙니다. 다만 내정자라는 이름만으로 모든 경우에 수집할 수 있는 것도 아닙니다.

일본 개인정보보호위원회(PPC)는 내정자의 상황을 일률적으로 판단할 수 없다고 설명합니다. 정식 내정 통보와 입사 서약서 제출 등으로 확실하게 고용될 것으로 예상되는 경우에는 그 시점에 번호 제공을 요청할 수 있다는 안내입니다.

제출 전에 세 가지를 확인합니다

1. 지금 어느 단계인가요?

실제 입사를 준비하는 단계와 채용 플랫폼·인재풀에 단순히 등록하는 단계는 다릅니다. PPC는 파견회사 등록만으로는 원칙적으로 번호를 요청할 수 없다고 설명하면서, 가까운 장래에 고용계약이 성립할 가능성이 높은 경우 등의 예외를 두고 있습니다. 이 예외를 모든 채용서비스의 사전 수집 허가로 해석하지는 마세요.

2. 어떤 사무에 쓰나요?

공식 Q&A는 源泉徴収票作成事務라는 원천징수표 작성 사무, 健康保険・厚生年金保険届出事務라는 건강보험·후생연금보험 신고 사무 등을 예로 듭니다. 여러 예상 사무를 미리 묶어 안내하는 것도 가능합니다. 중요한 것은 별도의 동의 버튼이 있는지보다 실제 이용 목적이 무엇인지입니다.

3. 누구에게, 어디로 제출하나요?

평소 연락하던 인사 담당자나 직접 접속한 공식 입사 포털을 통해 회사가 지정한 경로를 확인하세요. 번호를 단체채팅이나 지원자 공동 문서에 남기지 않는 것은 실무상 안전 권고입니다. 절차를 문의할 때 실제 번호까지 함께 보낼 필요는 없습니다.

マイナンバーの利用目的と、提出先・提出方法を確認させていただけますでしょうか。

마이넘버의 이용 목적과 제출처·제출 방법을 확인해도 될까요?

가족 번호와 카드 사본은 별도로 봅니다

가족이라는 이유만으로 모든 사람의 개인번호를 일괄 제출하는 것은 아닙니다. PPC는 관련 사무를 처리하는 데 필요한 경우로 범위를 제한합니다. 사회보장·세법상 부양친족에 해당하지 않아 관련 사무가 없는 가족의 번호까지 요구할 수 있는 것은 아닙니다.

카드 사본은 요청 자체가 곧 위법이라는 뜻은 아닙니다. 본인확인 기록을 남기기 위한 사본 보관은 가능하지만 적절한 안전관리 조치가 필요합니다. PPC는 필요한 절차를 마치고 서류가 불필요해진 단계에서 신속하게 폐기하도록 안내합니다.

마지막 체크

• 단순 등록인지, 실제 입사 절차인지 구분했습니다.
• 이용 목적과 공식 제출 경로를 확인했습니다.
• 가족 정보와 사본은 필요한 범위를 확인했습니다.
• 아직 준비되지 않은 항목은 임의로 채우지 않고 담당자에게 문의합니다.
• 행정서류를 연구자료·코드·포트폴리오의 공개 공유 폴더와 분리합니다.

‘입사 전이니 무조건 거절’도, ‘회사 요청이니 전부 제출’도 아닌 목적·시점·범위를 확인한 제출이 기준입니다. 특정 요청의 적법성은 실제 고용 상황과 처리 사무에 따라 달라집니다.

공개 참고자료

2026년 9월 30일 확인. 신규 개정 소식이 아니라 현행 공식 안내의 설명입니다.

• 일본 개인정보보호위원회, 마이넘버 가이드라인 Q&A 안내
  https://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/
• 공식 Q&A: Q1-1-3·Q1-3·Q1-4, Q4-1·Q4-1-2·Q4-5, Q6-2
  https://www.ppc.go.jp/files/pdf/guidelineqa_250401.pdf