달러로 결제된 해외 학회 등록비는 연구비로 처리할 때 방법이 없나요..?

안녕하세요,

얼마전에 해외 학회에 accept되어서 등록하게 되었는데, 등록기간까지 과제가 열리지 않아서 우선 본인 카드로 결제하고 사후처리 받는 방식으로 하기로 얘기가 되었습니다.

그래서 결제를 제 카드로 했는데 통장에 이전에 환전해둔 달러가 남아있는 바람에 순수 달러로 결제되었습니다...!!ㅠㅠ

당시엔 문제인지 모르고 있다가 방금 비용처리를 위해 진행하다보니 연구비 청구를 위해서는 결제금액이 원화로 표시되어있어야한다고 전달받아 어떻게 방법이 없을까...하여 이렇게 글 남깁니다.

카드 결제내역서엔 달러로 결제된 내역만 찍히고 원화추정금액 조차도 나오지 않아서, 결제날짜의 환율 조회 표랑 같이 사유서랑 제출 해볼지
아니면 그냥 별 수 없다 하고 사비로 결제한 것으로 치고 넘어갈지 (금액이 조금 커서 마음은 아프지만..) 고민하고 있습니다.

혹시 선배님들 혹시 주변에 저같이 이런 바보같은 행동을 한 경우를 보신적은 없으실까요...ㅠㅠ
감사합니다.